פרוטוקול אוגוסט 2010נוכחיםוועד אמא"י החדש: יבגני קנטור, קרן בן חיים, אלון אל-בוחר, קורל בוך
סמדר דניאל הייתה נוכחת בצורה חלקית דרך התכתבות בסקייפ
וועד אמא"י הישן: אורי מרקוביץ'
וועד האגודה: ליאת שחר
סול איטרלפני פתיחת הישיבה, התקיימה ישיבה פרטנית בנוגע להקרנת הסרט של סול איטר בכנס קיץ הקרוב.
בישיבה נכחו אלון אל-בוחר מטעם אמא"י וענן גיבסון ואלון צאנג מטעם הפקת המחזמר והסרט.
בישיבה הוצג החוזה אותו חיברה אמא"י בפני הפקת סול איטר, ושני הצדדים הגיעו להסכמה ולהפקת לקחים לעתיד.
הוחלט כי המחזמר יוקרן בשתי הרצות בכנס קיץ הקרוב.
יו"ר הוועדהיו"ר הנבחר הינו יבגני קנטור.
אחריות היו"ר היא לשמור על הקשר בין אמא"י לאגודה, לדאוג כי כל ההחלטות מתבצעות ולתאם ישיבות.
נהלי פרוטוקולמזכיר הישיבה שולח את הפרוטוקול הסופי לוועד ולליאת לאישור ראשוני. לאחר דיון נוסף והפרוטוקול עובר אישור סופי.
לאחר מכן על המזכיר לשלוח מייל ללהב על מנת שיפרסם את הפרוטוקול באתר, לשלוח מייל לאחראי הפורומים על מנת שיפרסם בפורום פרוטוקולים, ולשלוח מייל לתפוצה של חברי המועדון והפעילים.
מזכיר הישיבות ואחראי על נוהל זה עדיין לא נבחר.
הצעה מליאת: לפרסם את נושאי הישיבה הצפויים בטרם הישיבה בפורום הפעילים, ולפתוח דיון על כך ואפשרות להעלות הצעות נוספות. ההצעה התקבלה, ויישומה תהיה באחריות היו"ר.
אתר אמא"יאחראי אתר הינו להב חדד.
סמדר העלתה את האפשרות לעצב את האתר מחדש, כדי שיהיה יותר כייפי. במידה ויהיו לנו את המשאבים נדאג לכך. לא הייתה הסכמה מוחלטת בעניין. האתר כרגע משרת את מטרתו.
אורי מרקוביץ' ממשיך לשלם את תחזוקת האתר, ומקבל על כך החזרים דרך הגזברות.
שינויים הכרחיים:
טאב דרושים – להסתיר;
טאב סגל – אלון מנסח מחדש;
טאב תקנון – ליאת עורכת את התקנון בהתאם לשינויים שעברו באסיפה הכללית;
טאב אירועים – טעון טיפוח. יש לבקש מכל אחראי אירוע לכתוב קומיניקט קצרצר המפרט את המידע החיוני אודות האירוע אותו הוא מנהל. עליו להעביר זאת לוועד, והוועד יעביר זאת לאחראי האתר על מנת שיפרסם זאת בטאב אירועים ולשיבוץ בלוח אירועים;
טאב חסויות – להסתיר;
טאב חברים – טעון הדגשה.
פורומיםבאחריות יבגני למצוא מנהל לפורום אמא"י.
אורי מרקוביץ' חופף את קרן בכל הנוגע לפורומים,וכותב תוך כדי כך מסמך חפיפה מפורט על מנת לייעל את ההליך לשנים הבאות.
יש להוריד את ה"כחול" מחברי וועד קודמים, ולתת להם הרשאות לראות את כל הפורומים למשך שלושה חודשים.
שינויים הכרחיים:
איחוד פורומי עיצוב (אינם פתוחים לכולם);
העלמת פורומים לא חשובים.
באחריות קרן באישור חברי הוועד.
חברות באמא"יהאחראי על מועדון אמא"י הינו דור ניסנהאוז. במידה וירצה, נכשיר אותו לשליחת דואר תפוצה.
האחראי על פעילי אמא"י הינה קורל בוך.
יש לשנות את מסמך ההסברה כפי שמופיע באתר:
בנוסף לדרך ההסרה מרשימת התפוצה, לכרטיס של מועדון אמא"י יהיה תוקף של שנה. בתום השנה, יש בפני חבר המועדון אפשרות לחדש את חברותו ולקבל כרטיס חדש או להפסיק את חברותו בצורה אוטומטית מבלי לבקש זאת. באחריות קורל.
כרטיסי חברות חדשים – בתיאום של קורל מול מעיין (אחראית עיצוב לכנס קיץ) ומול אחראי (אחראי הזמנות מול הבית דפוס).
יש אישור לקניית מכונת ניילון חדשה וקומפקטית.
זכויות אמא"ידמות אמא"י וכל מאפיניה – הזכויות אליה שמורות לאמא"י ולכל מעצבת יש אפשרות להשתמש במאפיינים אלו.
כל הציורים והלוגואים שצוירו לטובת אמא"י – הזכויות אליהם שמורות לאמא"י.
מחדלים באירועי אמא"יהטרדות מיניות
האגודה לקחה על עצמה את האחריות לכתוב תקנון המפרט דרכי פעולה במידה ואנו עדים למעשים אלו.
האחראית מטעמנו לעניין זה הינה קרן בן חיים.
ונדליזם
מחויבות כל אחד הנושא תפקיד בסגלי אמא"י השונים, באם אם הוא רואה מעשה כזה, לקרוא למנהל האירוע ולמאבטח ולטפל נקודתית במקרה זה.
חסויותאחראי חסויות הינו אלון אל-בוחר.
חסויות לחברי אמא"י
חובה עליהן לתת הנחה לכל חברי המועדון והפעילים. בתמורה יקבלו פרסום קבוע באתר ופרסום ברשימת התפוצה במידה וירצו.
יש לחדש את הקשר עם קומיקאזה וקומיקס וירקות, ולמצוא חסויות חדשות.
חסויות לאירועים
להתחיל מאפס.
אחראי קשרי קהילות / אחראי פרסום בין קהילתיתפקיד זה הוא תפקיד דוברות.
אחריות התפקיד היא לפרסם פרסומים בנוגע לאירועים בלבד בקהילות השונות, בהתאם להסכם הנקבע מראש עם ראש כל קהילה. פרסומים אלו יהיו זהים לאלו הנשלחים ברשימת התפוצה.
במידה ועולות שאלות בקהילות בנוגע לאירועים עליו האחראי לענות עליהן. במידה והשאלות עוסקות בנושאים אחרים, על האחראי לענות עליהן כי אפשר לפרסם את השאלה בפורום "שאלות ופניות" בפורום אמא"י, ודובר הוועד יענה עליהן.
בנוסף, על האחראי לחדש את רשימת הקהילות ותנאי הפרסום בקהילות השונות. מומלץ לפתוח מייל ייעודי לנושא.
באחריות יבגני למצוא אחראי קשרי קהילות.
דובר וועד אמא"יהדובר הנבחר הינו אלון אל-בוחר.
תפקידו להגיב בשם הוועד בפורום אמא"י בלבד ובמייל של אמא"י (
[email protected]).
במקרים חריגים אשר נדרשת בהם תגובה רשמית מהוועד בתוך הקהילה, יגיב גם שם.
אירועים בפייסבוק + עדכונים ברשימת תפוצהעל כל מנהל אירוע לפתוח את אירוע בפייסבוק. מענה על שאלות שנכתבות בקיר האירוע יהיו באחריות מנהל האירוע ודובר וועד אמא"י.
האירוע יפתח במקביל לשליחת הקומוניקט שיתפרסם בטאב "אירועים" באתר אמא"י, ושיבוץ האירוע בלוח האירועים של אמא"י.
על המנהל לשלוח למייל החברים את ההודעות אותן הוא רוצה להעביר לרשימת התפוצה של אמא"י.
יחסי ציבור (יח"צ)עיתונותשליחת קומוניקט על האירוע במייל בלבד לעיתונים ולעיתונאים.
קומוניקטים צריכים להיות גם בנוגע לאירועים חד פעמיים וגם לפרויקטים מתמשכים היכולים לעניין כתבים רבות.
טלוויזיההתקשרות עם תוכניות אירוח בנוגע לפרסום של אירועים גדולים מאוד (כנסים)
עד כה כל הפרוצדורה הזו לא נעשה על ידי יחצ"ן רשמי, אך זה נעשה איכשהו.
התפקיד מאוד בעייתי. יש להיות בעל ידע, בעל מאגר כתובות וטלפונים, וגם למצוא מרואיינים זמינים, בוגרים ורציניים לכל מטרה.
התפקיד יצא במכרז לפעילים. באחריות אלון לנסח את המכרז.
הקשר בין אמא"י לאגודהציוות בעתיד של אנשי סגל לא מנוסים מהאירועים שלנו לאנשי סגל וותיקים באירועים של האגודה. הדבר נוסה בעבר אך לא צלח, יש רצון לנסות זאת שוב.
מלבד זאת, האגודה תשמח לעזור לנו בכל תחום לו נזדקק לייעוץ מקצועיץ
שגרירות יפן בישראל והאגודה לידידות יפןהאחראית לקשר עמם הינה סמדר דניאל.
יש לחדש ולהדק את הקשרים עם שני הגופים הללו.
אורי מרקוביץ' יחפוף אותה בכל הנוגע לאגודה לידידות יפן.
המלצנו שתפנה לרונן פיינגולד (חבר וועד יוצא) בכל הנוגע לקשר שלנו עם שגרירות יפן בישראל.
גזברותתהליך הפרדת החשבונות הושלם.
החובות שלנו לאגודה התנקו בעת הפרדת החשבונות.
מסיבת ג'יי-רוקכל מסיבה אשר תתקיים בעתיד חייבת להתארח במועדון אשר מוגדר כ"אולם אירועים" בפוליסת הביטוח שלו.
הגיעו לידינו שמועות כי לירון אפריאט מעוניינת לעשות מסיבה בקרוב. אנו נשמח לשמוע ממנה.
כנס קיץ (עדכונים מאורי)
התקציב אושר, אך עומד על גרעון. ההדפסות מוכנות. אין בעיות נוספות.
היה רצון לקיים הסדר מול רכבת ישראל, אך בעקבות בעיות לוגיסטיות רבות אשר לא נלקחו בחשבון על ידי מנהלי הכנס, והשבתת קו הרכבות מדרום לתל אביב, הוחלט לזנוח אופציה זאת.
הפתרון אותו אנו מציעים לבאי הכנס מדרום וממרכז במקום רכבות הינם הסעות בתשלום מוזל.
כל ההתארגנות תעשה בתיאום צמוד מול קורל.
תוכנית עבודה שנתיתנדון על כך בישיבה הבאה.
יעדים לוועדנדון על כך בישיבה הבאה.
נוהל חדשכאשר יש להחליט החלטות קריטיות אשר קצובות בזמן, וההצבעה על החלטות אלו אינה יכולה להדחות עד לישיבת הוועד הבאה, ישנו נוהל הודעה בדבר ההחלטה באמצעות SMS.
ישיבה הבאהטרם נקבע תאריך.