מדיניות ועד אמא"י – קדנציית 2016 – 2017

מטרת מסמך זה היא התווית וריכוז המדיניות הרצויה בכלל הסוגיות הרלוונטיות לארגון ובנושאי הלווין המוכרים, מתוך שאיפה לממש מדיניות זו בפועל בהחלטות ובפעולות הארגון וחבריו (ועד וסגל הארגון), ובכך ליצור הכוונה, אחידות ואופק. רשימה זו מספקת קווי מנחים ברורים לקביעה ולתיחום מדיניות הארגון בכלל הסוגיות והנושאים.

רשימת הנושאים:

  • הפקות מקור
  • כנסים
  • אופק ארגוני
  • פרויקטים – חוץ ופנים
  • קשרים – פנים וחוץ
  • תדמית

הפקות מקור

הפקות מקור, אשר החלו להופיע מאמצע 2008, הפכו בשנים האחרונות לחלק אינטגראלי ומהותי מהווי של קהילת המעריצים וכפועל יוצא מכך גם מכנסי הארגון. לאורך תקופה זו גם מערכת היחסים בין הארגון לבין ההפקות הפכה למורכבת יותר שילוב חוזים, סיוע כלכלי וכו'. לאור כך, התייחסות לסוג תוכן ספציפי זה מתבקשת גם במסמך מדיניות כללית

  1. הגברת מעורבות – למרות הרחבת המעורבות בשנה האחרונה, מצד הארגון בהפקות השונות, נדרשת הרחבה משמעותית נוספת מתוך שאיפה לתרום להפקות מניסיון הארגון והשאיפה לצמצם את נקודות המחלוקת הנוטות לצוץ במהלך שיתוף הפעולה. מדובר מצד אחד בהתנעת עבודה מוקדמת ככל האפשר (בגבולות הסביר) אל מול כל הפקה פוטנציאלית. מצד שני, מדובר בהגברת הסיוע הטכני והלוגיסטי (מעורבות מקצועית) בהתאם לסבירות הנושא אל מול ההפקה.
  2. הדגשת הסיוע הכלכלי – לאור המקרים האחרונים, בהם ההפקה לא הביעה רצון או צורך בסיוע תקציבי מצד הארגון, יש לעשות מאמץ אל מול הפקות עתידיות בכל הנוגע למימוש הסיוע אותו הארגון מסוגל להציע, תוך הדגשת הורסטיליות הקיימת למימון זה.
  3. גיוון מתאר הפקות – הסטטוס קו הנוכחי, של קיום כל הפקה במסגרת אחד מכנסי הארגון והעברה שלה גם במסגרת אייקון או עולמות (אירועי האגודה למד"ב ופנטזיה), עלול להפוך לבעייתי במידה וריבוי ההפקות יימשך בקצב הנוכחי. השאיפה הארגונית צריכה להיות פיתוח אפשרויות הופעה נוספות להפקות השונות במנותק משני כנסי הארגון, באופן מפוזר על פני השנה.
  4. הכנה לתרחיש "יום אחרי" – למרות הפיכתן של הפקות מקור לחלק אינטגראלי מהתוכן של שני כנסי הארגון בשנתיים האחרונות, לא בלתי סביר כי מצב זה ישתנה בעתיד; אם משום שבעתיד לא תתארגן הפקה כזאת או אחרת ואם משום שהארגון יחליט לפסול הפקה מלהופיע בכנס, מכל סיבה שהיא. יש לפעול בכדי להתכונן לאפשרות זו.

כנסים

למרות נתינת הדגש לעשייה ארגונית מחוץ לתחום הכנסים, נושא זה עדיין מהווה את לב העשייה הקריטית לקיום הארגון; כנסים ימשיכו להוות את מקור ההכנסה היחיד המשמעותי של הארגון ולרגע שיא של עשייה ארגונית שנתית.

  1. המשך חיזוק מנגנון החפיפה – מדובר בסוגיה מהותית אשר מתבטאת ברמה המעשית של הדגשת ביצוע החפיפה והפקת הלקחים לסגל, וברמה התיעודית של המשך בניית מסמכי החפיפה וכלל מסמך הכנס.
  2. המשך מיתוג ויצירת אישיות לכנסים –מתוך שאיפה ליצור שייכות בין הארגון לכנסים ובכלל, יש לפעול בכדי להמשיך ולמתג את שני כנסי הארגון באופן ייחודי ולשאוף וליצור "אישיות" שונה לכל אחד מהם.
  3. מיצוב תכנים במרכז העשייה – בכדי להמשיך בפיתוח העיסוק בתחום האנימה והמנגה בארץ, על הארגון להמשיך בתהליך של הצבת התוכן כאלמנט המרכזי של הכנס  מתוך אמונה שעיסוק בעוד ועוד רבדים של התחום יעשיר ויעמיק את רמת הדיון והעיסוק בו בארגון, בקהילה ובארץ.

אופק ארגוני

העשייה הארגונית אינה יכולה להתקיים במנותק מהשפעת מה שאירע בעבר ומבלי להתחשב במה שעתיד להתרחש – כשם שהאמירה הזו נכונה לפעולות היום-יומיות של הארגון, היא נכונה בכל הנוגע למאמץ לבנות לארגון יסודות מוצקים ולהשריש תהליכים חשובים.

  1. הנחלת נושא התיעוד והנהלים בכלל הרמות – למרות טבעה ההתנדבותי של העבודה במסגרת הארגון (כסגל וכוועד), כלל חברי הארגון נדרשים לעבודה רב-גונית, לעיתים מורכבת ובשיתוף אנשים אחרים; הקפדה על נהלים ושמירה על תיעוד קריטי (חוזים, סיכומי פגישות וכו') יכולים לסייע רבות במניעת תקלות ובשיפור אופן העבודה בנסיבות אלו.
  2. השקעה באנשי הארגון (סגל, צוות פרויקטים וכו') – משום שהארגון בנוי על אנשיו, אם מתוך רצון ליצור "עתודות ניהוליות" בארגון ואם מתוך שאיפה לתגמל את המעטים הבוחרים להתנדב, על הארגון למצוא דרכים יצירתיות ככל הניתן בכדי ליצור "ערך מוסף" ולתגמל אנשים אלו. המטרה הראשית הינה לוודא שכל אנשי הארגון רוצים ונלהבים לעבוד בתחומו, ושמבחוץ יהיה ניתן לראות כי ההתנדבות במסגרתו מתגמלת בדרכים שאינן רק אקסטרניות.
  3. שיפור תדמית הארגון – לאורך קיומו סיגל לעצמו הארגון בעיני הקהילה אופי מתנשא, אליטיסטי ומסוגר, ויש המרגישים כי מדובר בארגון שאיכפת לו רק מה"מקורבים לצלחת". מכיוון שזוהי אינה תדמית המייצגת את רצונות ואופי הארגון כלל וכלל, על הועד לפעול לשיפור תדמית הארגון בדרכים מגוונות.

פרויקטים – חוץ ופנים

לצד העשייה הארגונית בתחום הכנסים,  הפרויקטים הם תחום עשייה נוסף ומשמעותי של הארגון בכל הנוגע למימוש מטרות הארגון המוצהרות. על אף חשיבותם הזניחה לקיומו המתמשך של הארגון ברמה הכלכלית, כלל הפרויקטים השונים חשובים להמשך קיומו האידיאולוגי-תודעתי של הארגון.

חוץ –

  1. עדיפות לפרויקטים המוצעים על ידי הקהילה – הארגון שמח לעזור למגוון אנשים בקהילה להרים פרויקטים דרכו, לדוגמאת פרויקט "קוספליי למען מטרה" או אפילו כנס ה"שירופסט". הארגון מעדיף לתת תמיכה ראשית לדברים המוצעים מתוך הקהילה ולאחר מכן לדברים שאינם כנסים במהותם אלא פרויקטים מגוונים.
  2. הדגש הכלכלי – במידה ומדובר ביוזמה שמקורה באדם פרטי או בהתארגנות של יחידים, הכובד הכלכלי צריך ליפול כמה שניתן על הארגון. במידה ומדובר במקור שהוא גוף מסודר ו\או ממוסד, צריך להשקיע מאמץ בהעברת הכובד הכלכלי למגרש גוף זה.

פנים –

  1. דגש לעשייה שתוצרתה ארוכת טווח –על הארגון לתת עדיפות בכלל הרמות לרעיונות וליוזמות פנימיות אשר שמות דגש על השארת חותם ועל הטווח הארוך, כמו גם דגש על עשייה בנושאי הליבה של הארגון.
  2. שקיפות החוצה – עשייה במסגרת פרויקט היא מטבעה ארוכת טווח (בהשוואה לארגון אירוע) ומכילה בתוכה מרכיבים המקלים על שיקופה אל העולם החיצון, אל קהילת המעריצים. יש לשאוף וליצור שיקוף זה באופן מסודר בכדי לשמור את הקהילה מעודכנת, גם מתוך אפשרות כי כך ייווצרו התנאים למינוף נוסף של הנעשה.

קשרים – פנים וחוץ

לאחרונה ישנה התקדמות רבה בתחום קשרי החוץ של הארגון – אם זה במישור של מול יפן וגם אם זה במישור של גופים בארץ. על הארגון לשים מספר דגשים חשובים בנושא.

פנים –

  1. פרסום יזום – יינתן דגש על אספקת מידע (יזום ובמענה) ארגוני, הניתן לפרסום, ככל הניתן בזמן אמת ובעזרת כלל הכלים הקיימים לרשות הארגון.
  2. יחס להתייחסויות – ייעשה מאמץ לנרמל ולטפל כראוי ביקורת והערות המתקבלות מרחבי הקהילה, בעזרת יצירת (בין השאר) תמונה כוללת יותר (מתחבר לסעיף ג' באופן ארגוני). זאת בכדי למנוע מצב, ומראית עין של מצב, בו הארגון משרת אינטרסים צרים ומתנהל כדייר ב"מגדל השן".
  3. מיצוב הארגון כמוביל העשייה – ייעשה מאמץ לנצל הזדמנויות לשילוב הארגון, דרך הובלה ומימוש יתרון יחסי, בעשייה של גופים פנים קהילתיים שונים, תוך שמירה על מסגרת האילוצים המנהלתיים והחוקיים של הארגון. זאת מתוך הבנה כי זה המסלול לדומיננטיות ארגונית.

חוץ –

  1. התחום בבסיס היחסים – קידום היחסים אל מול גורמים רשמיים\חיצוניים לקהילה, שהם לא מסחריים, ייעשה על בסיס ההנחה כי תחום העיסוק של הארגון (אנימה, מנגה ותרבות האוטקו) קודם לקהילת המעריצים שלו.
  2. הדגש הוא אסטרטגי – הדגש הוא על יצירת מערכות יחסים אסטרטגיות ורב-גוניות אל מול מספר גופי חוץ דומיננטיים, על חשבון ריבוי מערכות יחסים בעלות בסיס צר יחסית ומתוך צרכי ad-hoc בלבד.

תדמית הארגון

הארגון סובל בשנים האחרונות מתדמית של גוף מרוחק ובלתי נגיש אשר מנוהל ע"י בעלי אינטרסים חסרי פנים הרואה בקהילה כלים לשימושו במקרה הטוב. יש לפעול לשנות תדמית זאת במספר מישורים:

  1. הנגשת הועד: קיומו של ועד מכהן שנבחר בבחירות דמוקרטיות בראש הארגון אינו ידוע לכל, קל וחומר מי הם האנשים המרכיבים אותו ובאיזו קלות ניתן להגיע אליהם. יש צורך ממשי להשריש בקהילה את הידע שניתן לפנות אל מקבלי ההחלטות בארגון ולקבל מענה בקלות.
  2. שינוי תדמיתי ארגוני: על מנת לשפר את תדמיתו הציבורית של הארגון, נפעל לשנות את הדרך בה אנחנו מתנסחים בפומבי לכיוון פחות נטו אינפורמטיבי ויותר אנושי.
  3. הרחבת הקשר הדיגיטלי עם הקהילה: תורחב עוד יותר הפעילות בערוץ הפייסבוק, תוחזר תפוצת המייל ואף יפתחו ערוצים מעל פלטפורמות חדשות כדי להגיע גם למשתמשים שאינם פעילים בפלטפורמות הקיימות. האתר ישונה לעיצוב יותר ידידותי למשתמש ויחזור לפעילות רגילה כמרכז מידע ארגוני.